Как начислить аванс 1с 8.3 предприятие

Например, необходимо за первую половину января 2016 года. Из нашего примера аванс выплачивается по расчету за первую часть месяца. Для этого необходимо создать документ «Начисления за первую половину месяца». По умолчанию в 1С ЗУП 3.0 этот документ имеется в журнале «Все начисления».

В форме «Начисления за первую половину месяца» указываем месяц, организацию и расчет по первой половине месяца до 15.01.2016 года. То есть производится расчет с 01.01.2016 по 15.01.2016. Дальше нажимаем кнопку «Заполнить», которая проанализирует все плановые начисления работников и посчитает результат с учетом нормы времени за весь месяц и отработанному времени за первую часть месяца, с 01.01.2016 по 15.01.2016:

1С 8.3 ЗУП 3.0 формирует сотрудникам все плановые начисления, для которых настройками установлено, что они начисляются при расчете в первой половине месяца:

В плановые начисления могут входить:

• Оклады, надбавки.
• Сотрудникам, которые работают в ночной период времени по графику работы или согласно табелю, в 1С ЗУП 3.0 автоматически рассчитывается доплата за выход на работу в ночной период времени.
• Если сотруднику установлен сменный графику и рабочее время по этому графику совпало с праздником, тогда начисляется автоматически еще и доплата за выход на работу в праздничные дни.
• Также начисляются в аванс, зарегистрированная к этому моменту работа в праздники, выходные и сверхурочная работа.
• Также в аванс включаются плановые удержания сотрудников. Например, если для сотрудника зарегистрирован исполнительный лист. И прочее.

Следует отметить, что в 1С 8.3 ЗУП 3.0 документ по начислению за первую половину месяца делает некий расчет, который в дальнейшем будет использован только при выплате аванса. Все что начисляется, это условно начисляется, а то что рассчиталось, это результаты предварительного расчета для того чтобы оплатить определенную сумму в аванс. В регистр начислений эти суммы не попадают, это просто некий предварительный расчет.

Также в документе по начислению за первую половину месяца рассчитывается НДФЛ. Но это не является начислением налога, это просто предварительный расчет:

Результат этого расчета (все, что начислено минус все, что удержано), записывается в регистр как сумма аванса к выплате. Если после проведения аванса попробуете сформировать свод или расчетную ведомость, там цифр никаких не будет. Потому что это не начисление, это предварительный расчет.

Что будет если не формировать документ «начисление аванса за первую половину месяца» в 1С ЗУП 3.0 (8.3)?

Аванс может рассчитываться разными способами начисления и если есть настройки по расчету, тогда нужно этот документ формировать обязательно. Если его не внести, то в аванс при заполнении ведомости ничего не попадет. Если аванс начисляется фиксированной суммой или процентом от ФОТ, тогда в 1С ЗУП 3.0 при заполнении ведомости на выплату автоматически попадут сотрудники с суммами аванса.

Как выплатить аванс в 1С ЗУП 3.0 (8.3)

Сделав предварительный расчет в 1С ЗУП 3.0, можно выплачивать аванс. В разделе «все ведомости» создаем соответствующую ведомость на выплату, в назначении которой указывается – выплата аванса.

Выбираем меню «Выплаты», далее «все ведомости» – ведомость в кассу. В документе указываем «выплачивать аванс», месяц выплаты выбираем январь, дата выплаты аванса и нажимаем кнопку «заполнить». 1С ЗУП 3.0 автоматически формирует все, что начислено в аванс:

Если говорить о работе в связке 1С ЗУП 3.0 и 1С 8.3 Бухгалтерия, то сначала в 1С ЗУП 3.0 оформляется ведомость на выплату, просинхронизировались с 1С 8.3 Бухгалтерия, где отразили выплату. Отразить выплату в 1С 8.3 Бухгалтерия можно на расчетный счет или на лицевые счета сотрудников, либо через кассу. После того как отразили перечисление НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия, в 1С ЗУП 3.0 необходимо указать реквизиты платежного документа, которым НДФЛ перечислен и проводим ведомость.

Удержание НДФЛ при выплате аванса в 1С ЗУП 3.0 (8.3)

НДФЛ с аванса не удерживается и не перечисляется, но если в аванс вошла выплата прочего дохода, например материальная помощь или пособие по временной нетрудоспособности, с которой налог нужно удержать, то НДФЛ удерживается и его необходимо уплатить.

В 1С ЗУП 3.0 к авансу автоматически добавляются те выплаты, которые необходимо вместе с авансом выплатить. Например, при выплате с авансом материальной помощи удерживается подоходный налог. Этот налог необходимо перечислить:

Напомним, уплата подоходного налога производится, не позже дня, следующего за днем выплаты для всех доходов, кроме пособий по временной нетрудоспособности и отпускных выплат. Для отпускных и пособий с больничных с 2016 года срок уплаты НДФЛ до конца месяца, в котором получен доход. По всем остальным доходам, включая зарплату, материальную помощь, срок перечисления НДФЛ – следующий день за днем выплаты.

По своей сути плановый аванс представляет собой зарплату, выданную сотруднику заранее, то есть у сотрудника возникает долг перед предприятием (если, конечно, до этого у предприятия не было задолженности перед сотрудником).

В программе 1С «Зарплата и управление персоналом» 8.3 предусмотрены три вида расчета аванса:

• Фиксированной суммой.
• Процентом от тарифа.
• Расчетом за первую половину месяца.

Способ расчета аванса указывается при приеме сотрудника на работу в документе « «:

В дальнейшем эту информацию можно увидеть в справочнике «Сотрудники»:

Рассмотрим виды расчета аванса по порядку.

Выплата и расчет «фиксированной суммой» и «процентом от тарифа»

С все просто. Сумма аванса у нас установлена заранее, ничего рассчитывать не надо, и нам остается ее только выплатить. Для этого используется одна из ведомостей:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• в банк;
• в кассу;
• выплаты через раздатчика;
• ведомость перечислений на счета.

Я для примера выбрал «Ведомость в кассу».

Выбираем организацию, сотрудникам которой будет выплачиваться аванс, указываем месяц и дату выплаты, кассу и обязательно в выпадающем списке поля «Выплачивать» выбираем «Аванс».

В табличную часть добавляем сотрудников организации, которым надлежит выплата (можно воспользоваться кнопкой «Заполнить»).

Если все сделано правильно, мы должны увидеть примерно такую картину:

Нажимаем «Провести и закрыть».

Если сотруднику задан расчет аванса «Процентом от тарифа», при выборе его в документе программа 1 С ЗУП 8.3 сама рассчитает ему сумму аванса исходя из процента, который у него задан. Думаю, здесь пример приводить не надо.

Расчет за первую половину месяца в 1С ЗУП

Сразу стоит отметить, что в 1С 8.3 данный расчет подразумевает собой расчет пропорционально отработанным дням.

Для расчета мы будем использовать документ «Начисление за первую половину месяца». Чтобы создать его, зайдем в меню «Зарплата», пункт «Все начисления». Нажав кнопку «Создать», выбираем строку «Начисление за первую половину месяца». Откроется окно создания нового документа. Аналогично предыдущему расчету заполняем необходимые поля и добавляем в табличную часть сотрудника.

Обратите внимание, что при добавлении кнопкой «Добавить» в колонке «Начисление» ничего не стоит, но она является обязательной. Здесь стоит выбрать, от какого начисления будет рассчитываться сумма аванса. В моем случае это будет «Оплата по окладу» (у сотрудника указано, что он получает зарплату по окладу).

Рассмотрим работу типовой функциональности «1С» (в конфигурациях «1С:Управление производственным предприятием для Украины», «1С:Зарплата и управление персоналом для Украины» и «1С:Управление сельскохозяйственным предприятием для Украины» (от релиза 2.1.40 и выше).

Для начисления и выплаты аванса в вышеперечисленных конфигурациях создаем документ «Начисление зарплаты работникам организации» с включенным флагом «Предварительный расчет» с датой выплаты аванса. Для автоматического заполнения и расчета документа нажимаем кнопку «Заполнить и рассчитать все» (рис.1).

Рис 1. Документ «Начисление зарплаты работникам организаций»

Для учета отработанного времени следует:
При использовании метода отклонений регистрировать невыходы, отпуска, больничные и т.д. соответствующими документами;
При использовании метода прямого табелирования необходимо сформировать документ «Табель учета рабочего времени». Документ можно заполнить как за первую половину месяца (строго с 1 по 15 число), так и произвольным периодом.
В конфигурациях предусмотрены варианты для удобного заполнения данного документа. Например, документ можно заполнить списком сотрудников, для которых рассчитывается сумма аванса (кнопка «Заполнить» в табличной части «Сотрудники»), заполнить начисления (кнопка «Заполнить» в командной панели документа или в табличной части «Начисления») и выполнить расчет (кнопка «Рассчитать» в командной панели документа или в табличной части «Рассчитать»).

Проанализировать процесс начисления по конкретному сотруднику можно с помощью кнопки «Рассчитать» и «По работнику с комментариями» (рис.2).

Рис 2. Документ «Начисление зарплаты работникам организаций» с комментариями

Рассмотрим на примере сотрудника Луцковой Л.П. Бухгалтер проводит начисление аванса за сентябрь, документ от 15.09.15 г. Все первичные данные введены с помощью документа «Прием на работу в организацию» и хранятся в регистре сведений «Плановые начисления работников организации» (рис.3).

Рис 3. Документ «Прием на работу в организацию»

В комментариях к документу «Начисление зарплаты работникам организаций» (рис.2) видно, что «Оклад по дням» - это вид расчета (указан при приеме на работу), способ расчета - «По месячной тарифной ставке», порядок расчета указан в самом виде расчета «Планы вида расчета»\«Основные начисления организаций» (рис.3).

В нашем примере оплачиваемое время в днях рассчитано по графику работы «Пятидневка» (график указан при приеме на работу) до даты документа (15.09.15) и составило 11 дней. Норма времени 22 дня тоже берется из графика работы (рис.4).

Рис 4. Справочник «Графики работы»

Тарифная ставка указывается в документе «Прием на работу организаций» и может меняться с помощью документов «Ввод сведений о плановых начислениях работников организаций», «Кадровое перемещение организаций».

Результат расчета равен 8500 =17000/22*11
Выплата аванса за отработанное время оформляется документом «Зарплата к выплате организаций» с видом выплаты «Аванс (по предварительному расчету)» (рис. 5).
В этом документе рассчитываются все налоги, которые следует перечислить с данной авансовой выплаты с помощью нажатия кнопки «Рассчитать налоги». В колонке «Сумма» будет указана рассчитанная сумма к выплате.

Рис 5. Документ «Зарплата к выплате организаций»

В программе предусмотрены способы выплаты через банк и через кассу. Для того, чтобы произвести выплату через банк, следует заполнить документ «Ввод сведений о банковских карточках работников».

Рис 6. Документ «Ввод сведений о банковских карточках работников»

В зависимости от способа выплаты на основании документа «Зарплата к выплате организаций» формируют документ «Платежное поручение исходящее» (с видом операции «Перечисление заработной платы») или документ «Расходный кассовый ордер» (с видом операции «Выплата заработной платы по ведомости»).

Рис 7. Документ «Платежное поручение исходящее»

Рис 8. Документ «Расходный кассовый ордер»

Сформировать платежные документы по выплате аванса, уплате налогов можно автоматически с помощью обработки, вызываемой по кнопке «Перейти» из документа «Зарплата к выплате организаций».

Рис 9. Обработка «Формирование платежных документов по взносам в фонды»

При нажатии кнопок «Создать» и «Провести» будут формироваться документы «Платежное поручение исходящие» с видом операции «Перечисление налога».

Для автоматического формирования платежных документов по уплате налогов необходимо заполнить регистр сведений «Параметры платежных документов по взносам в фонды».

В программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ЗУП 3.1, 3.0) возможны 3 различных варианта выплаты авансов сотрудникам:

• Процентом от тарифа

Где задается способ выплаты аванса по сотруднику?

В первую очередь способ задается при приеме сотрудника на работу. В документе Прием на работу в нижней части есть поле Аванс. По умолчанию оно установлено в режим "Расчетом за первую половину месяца". Вы можете при необходимости указать другой способ (см. скрин).

Как изменить способ выплаты аванса сотруднику?

Если мы хотим изменить способ выплаты аванса отдельному сотруднику, то это можно сделать документом Изменение оплаты труда.

1) Нажимаем кнопку Создать и выбираем вид операции Изменение оплаты труда.

2) Указываем дату изменения. Начиная с этой даты начнет действовать новый аванс. Выбираем Организацию, сотрудника и внизу ставим галку Изменить аванс. Выбираем новый вариант выплаты аванса и проводим документ.

Как изменить способ выплаты аванса одновременно всем сотрудникам?

Чтобы изменить аванс сразу всем сотрудникам организации или сотрудникам определенного подразделения используем документ Изменение аванса. Разумеется никто не запрещает использовать этот документ и для изменения аванса для одного сотрудника.

1) Создаем новый документ. В форме документа выбираем Организацию. Если необходимо изменить аванс только определенному подразделению - выбираем его в поле Подразделение. Ниже указываем месяц, начиная с которого начнет действовать новое значение аванса.

2) Указываем новый способ расчета аванса (или оставляем прежний, если способ не менялся, а нужно изменить только величину самого аванса).

3) Нажимаем кнопку Заполнить. Табличная часть заполнится сотрудниками. В колонке Прежнее значение будет выведено значение текущего аванса.

4) Чтобы не задавать величину нового аванса по каждой строке вручную, предусмотрена кнопка Установить размер. Она позволяет задать размер аванса сразу всем сотрудникам в табличной части.

На этом все. После проведения документа начнут действовать новые значения авансов по сотрудникам.

Каждый работник обязан добросовестно исполнять свои обязанности, предусмотренные трудовым договором, а каждый работодатель обязан в полном объеме и своевременно выплачивать заработную плату. Как установлено статьей 136 Трудового кодекса, зарплата должна выплачиваться минимум каждые полмесяца. Дата ее выплаты должна приходиться на 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Оплата за первую половину месяца условно обозначается как «аванс».

С точки зрения гражданского кодекса выплата аванса – это предварительная оплата поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Аванс одна сторона передает другой при наличии встречных обязательств или договорных отношений как обеспечение исполнения своих обязательств до начала выполнения встречного обязательства.

Аванс необходимо отличать от задатка. Аванс от задатка отличается, что при неисполнении договора передавшая сторона, ответственная за неисполнение договора, теряет задаток. Если за неисполнение договора отвечает сторона, принявшая задаток, тогда задаток возвращается в двойном размере. При выдаче аванса такое правило не применяется. Аванс является частью исполнения обязательств, а не как форма их обеспечения.

Прямого определения термина «аванс» трудовое законодательство не имеет. Смысл этого термина можно трактовать как некоторую условную сумму, которая выплачивается работнику в середине месяца и прямо не зависит от количества и качества труда. На сумму ранее выплаченного аванса уменьшается заработная плата, рассчитанная и выплаченная по итогам месяца.

Поэтому вместо термина «аванс» зачастую используется более официальный – «заработная плата за первую половину месяца». Вместо «Выплата аванса» – «Выплата заработной платы за первую половину месяца», вместо «Начисление аванса в 1С ЗУП» – «Начисление…» и вместо «Изменить аванс» – «Изменить…» и т.д. соответственно. Из этой статьи вы сможете узнать, как провести все эти операции в 1С ЗУП 3.1 (8.3).

Расчет

Это может происходить тремя способами, и каждый из них имеет свои отличия:

• Расчетом за первую половину месяца;
• Фиксированной суммой;
• Процентом от тарифа.

При выплате фиксированной суммой – расчет производится без учета отработанного времени. Если процентом от тарифа – расчет также производится без учета отработанного времени, а для расчета размера заработной платы за указанный период учитывается весь фонд оплаты труда работника (все плановые начисления, назначенные работнику). То есть, если выплата настроена процентом от тарифа, отсутствует возможность при выплате учитывать только некоторые из плановых начислений. Например, при выборе способа расчета процентом от тарифа, нельзя рассчитывать размер заработной платы за первую половину месяца только от размера оклада, без учета ежемесячной премии.

Способ начисления выплаты в 1С ЗУП 3.1 назначается каждому сотруднику. Назначение способа производится в документе «Прием на работу». Способ указывается на закладке «Оплата труда» (рис.1).

Если выбран способ – «Фиксированной суммой», то появится поле, куда нужно ввести сумму за период. Если «Процентом от тарифа», то появится поле, куда будет нужно ввести размер процента от нее.

Когда при помощи 1С ЗУП 3.1 начинает рассчитывать зарплату организация, в которой ранее применялась для расчета другая программа, то способ начисления можно назначить в документе «Начальная штатная расстановка» (рис. 2).

Рис. 2

Увидеть способ начисления, назначенный конкретному сотруднику, можно непосредственно в карточке самого сотрудника (рис. 3) в реквизите «Аванс».

Рис.3

Корректировка данных

Изменить ранее назначенный способ можно при помощи документов:

• Кадровый перевод;
• Кадровый перевод списком;
• Изменение оплаты труда;
• Изменение аванса.

Для того чтобы изменить способ расчета в документе «Кадровый перевод», нужно на закладке «Оплата труда» включить флажок «Аванс» и выбрать новый способ начисления (Рис. 4). При помощи документа «Кадровый перевод» можно изменить способ для одного сотрудника.

Рис. 4

Чтобы изменить схему начисления в «Кадровый перевод списком», нужно заполнить табличную часть документа сведениями о работниках, у которых требуется изменить способ начисления. Дважды щелкнув мышкой по сотруднику, в появившемся окне надо выбрать закладку «Оплата труда», включить флажок «Аванс» и выбрать из списка нужный нам способ. Возможные значения списка (в порядке следования):

• Фиксированной суммой;
• Процентом от тарифа;
• Расчет за первую половину месяца (рис.5).

При помощи документа «Кадровый перевод списком» можно изменить способ начисления нескольким сотрудникам.

Рис. 5

Чтобы изменить способ расчета в документе «Изменение оплаты труда», нужно включить флажок «Изменить аванс» и выбрать нужный (Рис. 6). При помощи документа «Изменение оплаты труда» можно изменить способ расчета для одного сотрудника.

Рис. 6

Чтобы изменить способ расчета при помощи документа «Изменение аванса», необходимо в поле «Способ расчета аванса» выбрать новое значение. Заполнив табличную часть сведениями о сотрудниках, которым нужно изменить способ расчета (методом подбора или добавления), установить новое значение суммы или процента (для способов «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа»), записать и провести. При помощи документа «Изменение аванса» можно изменить способ для нескольких сотрудников (Рис. 7). При этом прежнее значение способа для работника показывается в табличной части.

Рис.7

Начисление

Начисление способом «Расчетом за первую половину месяца» производится с учетом отработанного времени. Поэтому для начисления указанным способом предназначен документ «Начисление за первую половину месяца». Он доступен из раздела «Зарплата» (рис. 8).

Рис. 8

Для того чтобы начислить аванс расчетом необходимо:

1. Указать месяц, за который будет начисление;
2. Дату, до которой производится расчет первой половины месяца (по умолчанию 15-е число текущего месяца);
3. Если расчет заработной платы производится в разрезе подразделений, то выбрать подразделение, для работников которого необходимо рассчитать аванс;
4. Нажать на кнопку «Заполнить».

После нажатия на кнопку «Заполнить» в табличную часть документа попадут только те сотрудники фирмы или выбранного отдела, для которых способ – «Расчетом за первую половину месяца».

Помимо этого в табличную часть попадают только те виды оплат, у которых активен флаг «Начисляется при расчете за первую половину месяца» (рис. 9). Надо учесть, что в табличную часть «Начисление за первую половину месяца» не попадут сотрудники, для которых были зарегистрированы неявки документами «Отпуск», «Больничный», «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», «Командировка» или документом «Табель» был зарегистрирован вид времени, который соответствует отсутствию.

Рис. 9

Если работник имеет удержания из зарплаты, то в «Расчет за первую половину месяца» попадут только те из них, которые отмечены флажком «Удерживается при расчете первой половины месяца» (Рис. 10). Расчет пособий и взносов при нашем расчете не производится.

Рис. 10

Выплата

Выплата регистрируется через:

• Ведомость в банк;
• Ведомость на счета;
• Ведомость в кассу.

Они доступны в разделе «Выплаты». Чтобы осуществить выплату, например, через банк, необходимо (рис.11):

• Создать новый документ «Ведомость в банк»;
• Выбрать месяц, за который будет выплата;
• Если расчет заработной платы производится в разрезе подразделений, то пометить требуемое;
• В поле «Выплачивать» из списка выбрать значение «Аванс»;
• Из справочника зарплатных проектов выбрать необходимый зарплатный проект, по которому производится перечисление заработной платы;
• Нажать «Заполнить».

Рис. 11

После этого табличная часть будет заполнена информацией, содержащей сотрудников и суммы их аванса. Суммы будут рассчитаны в соответствии с установленным способом. Данные можно просмотреть и отредактировать при необходимости. Например, можно ввести недостающие данные по номерам лицевого счета.

После проверки и при необходимости корректировки табличной части нужно нажать на кнопку «Провести и закрыть».